সংক্ষেপে: ইমেইলে সিভি পাঠানোর সময় সাবজেক্টে পদের নাম আর আপনার নাম লিখুন (সার্কুলারে job ID থাকলে সেটাও)। মেইলে 4-5 লাইনে বলুন কোন পদের জন্য আবেদন আর কেন আপনি উপযুক্ত, নিচে নাম আর ফোন নম্বর দিন। সিভি PDF করে নিজের নামে ফাইলের নাম দিয়ে অ্যাটাচ করুন, যেমন Rahim-Uddin-CV.pdf। আর পাঠানোর আগে নিজেকে একবার টেস্ট মেইল পাঠিয়ে দেখুন ফাইলটা ঠিকমতো খোলে কি না।
নিচের নমুনাগুলোর নাম, প্রতিষ্ঠান, job ID আর ফোন নম্বর কাল্পনিক। বেসরকারি চাকরিতে আবেদনের মেইল সাধারণত ইংরেজিতে লেখা হয়, তাই মূল নমুনাগুলো ইংরেজিতে; বাংলায় লেখার একটা নমুনাও আছে।
এক নজরে: যে মেইল খোলা হয় না, আর যে মেইল হয়
| এড়িয়ে চলুন | এভাবে লিখুন | |
|---|---|---|
| সাবজেক্ট | CV | Application for Junior Officer, Sales – Rahim Uddin |
| মেইলের লেখা | খালি, বা "plz see attachment" | 4-5 লাইন: কোন পদ, আপনার মূল যোগ্যতা, সিভি সংযুক্ত, ধন্যবাদ |
| ফাইল | new cv final (2).docx | Rahim-Uddin-CV.pdf |
| পাঠানোর ঠিকানা | cutiepie99@… | নিজের নামের ঠিকানা |
| শেষে | কিছুই না | নাম আর ফোন নম্বর |
নিচে প্রতিটা অংশ বিস্তারিত, কপি করার মতো নমুনাসহ।
সিভি জমা দেওয়ার আগে: সার্কুলারে 4টি জিনিস দেখুন
সিভি কীভাবে পাঠাবেন, তার প্রথম নিয়ম সার্কুলারেই লেখা থাকে। পাঠানোর আগে চারটা জিনিস খুঁজুন:
- কোথায় পাঠাবেন: ইমেইল ঠিকানা, অনলাইন পোর্টাল (যেমন Bdjobs-এর "Apply Online" বা সরকারি চাকরির Teletalk ফরম), নাকি ডাকে হার্ড কপি। পোর্টালে আবেদন চাইলে মেইল পাঠানোর দরকার নেই; হার্ড কপি চাইলে আবেদন পত্র আর খামের নিয়ম দেখুন।
- সাবজেক্টের ফরমেট: অনেক সার্কুলারে লেখা থাকে "Please mention the position name in the subject line" বা একটা নির্দিষ্ট ফরমেট। থাকলে হুবহু সেটাই মানুন; একই ঠিকানায় অনেক পদের আবেদন এলে সাবজেক্ট দেখেই আপনার মেইল খুঁজে পাওয়া যায়।
- কী কী লাগবে: শুধু সিভি, নাকি কভার লেটার, ছবি, সার্টিফিকেটও। যা চাওয়া হয়নি তা পাঠাবেন না।
- শেষ তারিখ: শেষ দিনের রাতে না পাঠিয়ে অন্তত এক-দুই দিন আগে পাঠান।
সিভি মেইলের সাবজেক্টে কী লিখবেন: 5টি নমুনা
সাবজেক্টটাই নিয়োগকর্তা সবার আগে দেখেন, মেইল খোলার আগেই। কাজের সাবজেক্টে থাকে পদের নাম আর আপনার নাম; সার্কুলারে job ID থাকলে সেটাও। পরিস্থিতি অনুযায়ী 5টি নমুনা:
| পরিস্থিতি | সাবজেক্ট লাইন |
|---|---|
| সাধারণ আবেদন | Application for Junior Officer, Sales – Rahim Uddin |
| সার্কুলারে job ID বা রেফারেন্স নম্বর আছে | Application for Executive, Accounts (Job ID: ACC-14) – Rahim Uddin |
| সার্কুলারে নির্দিষ্ট ফরমেট দেওয়া (যেমন "Position_Name") | Field Officer_Rahim Uddin |
| কেউ রেফার করেছেন (তাঁর অনুমতি নিয়ে) | Application for Field Officer – Referred by Nasrin Akter – Rahim Uddin |
| ইন্টার্নশিপ | Application for Internship, Marketing – Rahim Uddin |
ফোনে "–" চিহ্ন খুঁজে না পেলে সাধারণ হাইফেন (-) দিন, তাতেও চলে।
যা লিখবেন না:
- শুধু "CV", "Job", "Resume" বা "Application": একই দিনে শত শত মেইলে একই সাবজেক্ট থাকে।
- সাবজেক্ট খালি রাখা: ইনবক্সে মেইলটা কিসের, বোঝা যায় না, তাই সহজেই চোখ এড়িয়ে যায়।
- "URGENT", পুরো সাবজেক্ট বড় হাতের অক্ষরে, বা "!!!": বিরক্তিকর দেখায়।
- "Please check my CV" বা "Looking for a job": কোন পদ, বোঝা যায় না।
মেইলের বডিতে কী লিখবেন: কপি করার মতো নমুনা
শুধু সিভি অ্যাটাচ করে খালি মেইল পাঠাবেন না। 4-5 লাইনে চারটা কথা বলুন: কোন পদের জন্য আর কোথায় বিজ্ঞপ্তি দেখেছেন, আপনার সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক যোগ্যতা, সিভি সংযুক্ত আছে, আর ধন্যবাদ। পুরো কভার লেটার না, তার ছোট রূপ।
সম্বোধন: সার্কুলারে কারও নাম থাকলে তাঁর নাম দিয়ে শুরু করুন ("Dear Ms. Akter,")। নাম না থাকলে "Dear Hiring Manager," লিখুন; "Dear Sir/Madam,"-ও চলে। শুধু "Hi" বা "Sir," না।
ফ্রেশারদের জন্য নমুনা:
Subject: Application for Junior Officer, Sales – Rahim Uddin
Dear Hiring Manager,
I am writing to apply for the Junior Officer, Sales position advertised on Bdjobs on 18 October 2026. I recently completed my BBA in Marketing (CGPA 3.41/4.00) and spent three months as a sales intern at a beverage distributor, where I visited 25 retail outlets a week.
My CV is attached. I would welcome the chance to discuss how I can support your sales team.
Thank you for your time.
Sincerely,
Rahim Uddin
+880 1511-000007
অভিজ্ঞদের জন্য নমুনা:
Subject: Application for Senior Executive, Accounts (Job ID: ACC-14) – Rahim Uddin
Dear Hiring Manager,
I would like to apply for the Senior Executive, Accounts position (Job ID: ACC-14). I have four years of experience in FMCG distribution, where I handle VAT returns, bank reconciliation and monthly closing in Tally and Excel, and reduced our closing time from 8 days to 5.
Please find my CV attached. I am available for an interview at your convenience.
Best regards,
Rahim Uddin
Accounts Officer
+880 1511-000007
এই দুটো হুবহু কপি করবেন না: পদের নাম, কোথায় বিজ্ঞপ্তি দেখেছেন আর আপনার নিজের একটা নির্দিষ্ট তথ্য বসান। সিভির ক্যারিয়ার অবজেক্টিভে যে তথ্যটা দিয়েছেন, মেইলের দ্বিতীয় বাক্যে সেটাই ছোট করে লিখতে পারেন।
বাংলায় লেখা যাবে কি? সার্কুলার বাংলায় হলে, বা প্রতিষ্ঠান নিজে বাংলায় যোগাযোগ করলে (যেমন কিছু স্কুল, স্থানীয় এনজিও বা ছোট ব্যবসা), মেইলের বডি বাংলায় লেখা যায়। কাঠামো একই থাকে:
বিষয়: সহকারী শিক্ষক (ইংরেজি) পদে আবেদন – রহিম উদ্দিন
জনাব,
18 অক্টোবর দৈনিক পত্রিকায় প্রকাশিত বিজ্ঞপ্তি অনুযায়ী আমি সহকারী শিক্ষক (ইংরেজি) পদে আবেদন করছি। আমি ইংরেজিতে অনার্স সম্পন্ন করেছি এবং গত 2 বছর নবম-দশম শ্রেণির শিক্ষার্থীদের ইংরেজি পড়াচ্ছি।
আমার সিভি সংযুক্ত করলাম। আপনার সুবিধামতো সময়ে সাক্ষাৎকারে অংশ নিতে আগ্রহী।
ধন্যবাদান্তে,
রহিম উদ্দিন
01511-000007
সন্দেহ থাকলে ইংরেজিতে লিখুন।
সার্কুলারে আলাদা কভার লেটার চাইলে মেইলের বডি ছোটই রাখুন আর কভার লেটার আলাদা PDF করে দিন। কভার লেটার কীভাবে লিখবেন: Cover letter format for Bangladesh (ইংরেজিতে, নমুনাসহ)।
সিগনেচার আর ইমেইল ঠিকানা
মেইলের শেষে নাম আর ফোন নম্বর দিন, যাতে নিয়োগকর্তা মেইল খুলেই সরাসরি কল করতে পারেন। অভিজ্ঞ হলে নামের নিচে বর্তমান পদবি দিন। LinkedIn প্রোফাইল হালনাগাদ থাকলে তার লিংকও দেওয়া যায়।
যে ঠিকানা থেকে পাঠাচ্ছেন, সেটাও আবেদনের অংশ। নিজের নাম দিয়ে একটা ঠিকানা রাখুন, যেমন firstname.lastname বা firstname.lastname.ctg ধরনের; "cutiepie99" বা "king.of.dhaka" ধরনের ঠিকানা প্রথম দেখাতেই খারাপ ছাপ ফেলে। নতুন একটা Gmail খুলতে কয়েক মিনিট লাগে, আর সিভিতেও এই ঠিকানাটাই দিন।
ফাইল: PDF, নাম, সাইজ আর কয়টা ফাইল
- PDF পাঠান। সার্কুলারে Word চাওয়া না থাকলে সিভি সবসময় PDF। Word ফাইল অন্য কম্পিউটারে খুললে ফন্ট আর লেআউট ভেঙে যেতে পারে। বিজয় কিবোর্ডে SutonnyMJ-এর মতো ফন্টে বাংলা লেখা থাকলে ঝুঁকি আরও বেশি: যাঁর কম্পিউটারে ফন্টটা নেই, তিনি বাংলার জায়গায় ভাঙা অক্ষর দেখেন। PDF-এ ফন্ট ফাইলের ভেতরেই থাকে, তাই এই সমস্যা হয় না।
- ফাইলের নাম নিজের নামে। Rahim-Uddin-CV.pdf। "CV.pdf", "new cv final (2).pdf" বা "Document1.pdf" না। কভার লেটার থাকলে Rahim-Uddin-Cover-Letter.pdf।
- একটা সিভি, একটা ফাইল। সিভির প্রতিটা পাতা আলাদা ছবি বা আলাদা ফাইল করে পাঠাবেন না।
- সার্টিফিকেট বা ছবি শুধু চাইলে। চাওয়া হলে সবগুলো স্ক্যান একটা PDF-এ একসাথে করে দিন, পরিষ্কার নাম দিয়ে (যেমন Rahim-Uddin-Certificates.pdf)।
- সাইজ: Gmail-এ একটা মেইলে মোট 25 MB পর্যন্ত অ্যাটাচমেন্ট যায়; এর বড় ফাইল Gmail নিজে থেকে Google Drive লিংক করে দেয় (Gmail Help)। নিয়োগকর্তার কাছে ফাইলটা অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে পৌঁছানোই ভালো, তাই বড় স্ক্যানগুলো কম রেজোলিউশনে স্ক্যান করুন। সার্কুলারে সাইজের সীমা দেওয়া থাকলে সেটাই মানুন।
PromptCV থেকে PDF ডাউনলোড করলে ফাইলের নাম আপনার নাম আর ভার্সন নম্বর দিয়েই আসে, যেমন "Rahim Uddin-CV-v3.pdf"। চাইলে পাঠানোর আগে "-v3" অংশটা মুছে নিতে পারেন।
মোবাইল থেকে Gmail দিয়ে সিভি পাঠানোর নিয়ম
অনেকেই কম্পিউটার ছাড়া শুধু ফোন থেকে আবেদন করেন। Gmail অ্যাপে ধাপগুলো:
- সিভির PDF আগে ফোনে ডাউনলোড করে রাখুন (Android-এ সাধারণত Downloads ফোল্ডারে যায়, iPhone-এ Files অ্যাপে)।
- Gmail অ্যাপ খুলে নিচের ডান কোণের Compose (নতুন মেইল লেখার) বোতাম চাপুন।
- To-তে সার্কুলারের ইমেইল ঠিকানা লিখুন। এক অক্ষর ভুল হলে মেইল পৌঁছাবে না, তাই সার্কুলার থেকে কপি করে বসানো নিরাপদ।
- Subject-এ উপরের নমুনার মতো পদের নাম আর আপনার নাম।
- মেইলের ঘরে 4-5 লাইন, নিচে নাম আর ফোন নম্বর।
- উপরে ডানদিকের পেপারক্লিপ (Attach) চিহ্নে চাপ দিন, ফাইল বেছে নেওয়ার অপশনে যান, তারপর Downloads বা Files থেকে আপনার সিভির PDF।
- মেইলের নিচে অ্যাটাচমেন্টটা দেখা যাচ্ছে কি না, আর নামটা ঠিক আছে কি না দেখুন। তারপর Send।
প্রথমবার পাঠানোর আগে পুরো মেইলটা নিজের ঠিকানায় একবার পাঠিয়ে দেখুন: সাবজেক্ট কেমন দেখায়, ফাইল খোলে কি না।
WhatsApp বা Messenger-এ সিভি পাঠানো
ছোট প্রতিষ্ঠান, দোকান বা কিছু রিক্রুটার Facebook পোস্টে WhatsApp নম্বর দিয়ে বলেন "সিভি পাঠান"। তখন:
- ছবি না, PDF পাঠান। সিভির স্ক্রিনশট বা ছবি ঝাপসা দেখায় আর ঠিকমতো প্রিন্ট করা যায় না। WhatsApp-এ চ্যাটের সংযুক্তির চিহ্নে চাপ দিয়ে Document বেছে নিন আর PDF ফাইলটা দিন; "Gallery" বা "Photos" থেকে পাঠালে ফাইলটা ছবি হয়ে যায়।
- সাথে এক-দুই লাইন লিখুন, শুধু ফাইল ছুড়ে দেবেন না। যেমন: "Assalamu Alaikum. I am Rahim Uddin, applying for the Sales Executive post you shared on Facebook. My CV is attached. Thank you."
- একবারই পাঠান। উত্তর না এলে পরপর মেসেজ বা কল করবেন না।
- সার্কুলারে ইমেইল ঠিকানা দেওয়া থাকলে সেখানেই পাঠান; WhatsApp নিয়োগকর্তা নিজে চাইলে তবেই।
এক মেইলে অনেক প্রতিষ্ঠান না
একই মেইল একসাথে দশটা প্রতিষ্ঠানের ঠিকানায় To বা CC-তে দিলে প্রত্যেকে বাকিদের ঠিকানা দেখতে পান, আর বুঝে যান এটা গণহারে পাঠানো। প্রতিটা প্রতিষ্ঠানকে আলাদা মেইল পাঠান, প্রতিটায় সেই সার্কুলারের পদের নাম বসিয়ে। একই কারণে আগের আবেদনের মেইল Forward করে পাঠাবেন না; সাবজেক্টে "Fwd:" থেকে যায়।
পাঠানোর পরে: ফলো-আপ
পাঠানোর পরপরই নিজের Sent ফোল্ডারে দেখুন মেইলটা অ্যাটাচমেন্টসহ গেছে কি না। উত্তর না এলে শেষ তারিখের পর অন্তত 5-7 কর্মদিবস অপেক্ষা করুন, তারপর একবার ছোট একটা ফলো-আপ পাঠাতে পারেন, আগের মেইলের রিপ্লাই হিসেবে:
Dear Hiring Manager,
I applied for the Junior Officer, Sales position on 20 October and wanted to confirm that my application was received. I remain very interested in the role. Thank you for your time.
Sincerely,
Rahim Uddin
+880 1511-000007
একটা ফলো-আপই যথেষ্ট। সরকারি চাকরি বা বড় প্রতিষ্ঠানে, যেখানে সার্কুলারেই বলা থাকে "only shortlisted candidates will be contacted", সেখানে ফলো-আপ না পাঠানোই ভালো।
সিভি পাঠানোর 9টি সাধারণ ভুল
- সাবজেক্টে শুধু "CV" বা সাবজেক্ট খালি।
- খালি মেইল, শুধু অ্যাটাচমেন্ট।
- অ্যাটাচমেন্ট দিতে ভুলে যাওয়া, বা অন্য প্রতিষ্ঠানের জন্য বানানো পুরোনো সিভি অ্যাটাচ করা।
- Word ফাইল পাঠানো, যেটা অন্য কম্পিউটারে খুললে ভেঙে যায়; বিজয়/SutonnyMJ ফন্টের বাংলা হলে অক্ষরও ভাঙে।
- ফাইলের নাম "CV.pdf" বা "final final.pdf"।
- সিভির ছবি বা স্ক্রিনশট পাঠানো, PDF-এর বদলে।
- মেইলে অন্য প্রতিষ্ঠান বা অন্য পদের নাম থেকে যাওয়া, আগের মেইল কপি করার সময়।
- একসাথে অনেক প্রতিষ্ঠানকে To বা CC-তে রেখে এক মেইল।
- চাওয়া না হলেও সব সার্টিফিকেট আলাদা আলাদা ফাইলে পাঠানো।
পাঠানোর আগে শেষ চেকলিস্ট
Send চাপার আগে এই 7টা মিলিয়ে নিন:
- To-তে ঠিকানা সার্কুলারের সাথে হুবহু মেলে।
- সাবজেক্টে পদের নাম আর আপনার নাম (job ID থাকলে সেটাও)।
- মেইলে সঠিক পদের নাম আর সঠিক প্রতিষ্ঠান।
- নিচে নাম আর ফোন নম্বর।
- সিভি PDF, নিজের নামে ফাইলের নাম, সর্বশেষ ভার্সন।
- সার্কুলারে যা চেয়েছে (কভার লেটার, ছবি, সার্টিফিকেট) সব আছে, বাড়তি কিছু নেই।
- নিজেকে টেস্ট মেইল পাঠিয়ে ফাইল খুলে দেখেছেন।
পাঠানোর আগে সিভিটাও একবার দেখে নিন
মেইল যত গোছানোই হোক, নিয়োগকর্তা শেষ পর্যন্ত সিভিটাই পড়েন। সিভি এখনও তৈরি না থাকলে ফ্রেশারদের নমুনা দিয়ে ফ্রি সিভি বানান, সাইন আপ ছাড়াই: নমুনার জায়গায় নিজের তথ্য বসান আর সাথে সাথে প্রিভিউ দেখুন। বানানো, এডিট আর প্রিভিউ ফ্রি; শুধু ক্লিন PDF ডাউনলোডের জন্য পে করবেন, কোনো সাবস্ক্রিপশন নেই। PromptCV-তে সিভির পাশে ইংরেজি কভার লেটারও বানানো যায়।
সিভি আগে থেকেই তৈরি থাকলে পাঠানোর আগে ফ্রি ATS সিভি চেকার-এ দিন: নিয়োগের সফটওয়্যার আপনার সিভি থেকে কী পড়তে পারে আর কী বাদ পড়ছে, দেখে নিন।
সিভির প্রতিটা অংশ কীভাবে লিখবেন, তা আছে চাকরির জন্য সিভি লেখার নিয়ম-এ; কোন চাকরিতে কোন ফরমেট, তা চাকরির সিভি ফরমেট বাংলা-য়; আর পদ অনুযায়ী পুরো সিভি দেখতে চাকরির সিভি নমুনা।
সাধারণ প্রশ্ন
- সিভি মেইল করার সময় সাবজেক্টে কি লিখতে হয়?
- সার্কুলারে সাবজেক্টের কোনো ফরমেট দেওয়া থাকলে হুবহু সেটাই লিখুন। না থাকলে লিখুন "Application for [পদের নাম] – [আপনার নাম]", আর সার্কুলারে job ID বা রেফারেন্স নম্বর থাকলে সেটাও দিন, যেমন: "Application for Executive, Accounts (Job ID: ACC-14) – Rahim Uddin"। শুধু "CV" বা "Job" লিখবেন না।
- সিভি পাঠানোর সঠিক নিয়ম কী?
- সিভি জমা দিন সার্কুলার যেভাবে বলে সেভাবেই: ইমেইল, অনলাইন পোর্টাল নাকি হার্ড কপি। ইমেইলে পাঠালে স্পষ্ট সাবজেক্ট, 4-5 লাইনের ইংরেজি মেইল, নিচে নাম আর ফোন নম্বর, আর নিজের নামে নাম দেওয়া একটা PDF সিভি। পাঠানোর আগে নিজেকে একবার টেস্ট মেইল পাঠিয়ে দেখুন।
- মেইলের বডিতে কী লিখব?
- 4-5 লাইন: কোন পদের জন্য আবেদন আর কোথায় বিজ্ঞপ্তি দেখেছেন, আপনার সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক যোগ্যতা এক-দুই লাইনে, সিভি সংযুক্ত আছে, আর ধন্যবাদ। নিচে নাম, ফোন নম্বর। খালি মেইলে শুধু সিভি অ্যাটাচ করে পাঠাবেন না।
- সিভি PDF পাঠাব নাকি Word?
- সার্কুলারে Word চাওয়া না থাকলে PDF। PDF সব ফোন আর কম্পিউটারে একই রকম দেখায়; Word ফাইল অন্য কম্পিউটারে খুললে ফন্ট আর লেআউট ভেঙে যেতে পারে, বিশেষ করে বাংলা লেখা থাকলে।
- সিভির ফাইলের নাম কী দেব?
- নিজের নাম দিয়ে, যেমন Rahim-Uddin-CV.pdf। "CV.pdf", "new cv final.pdf" বা "Document1.pdf" নামের ফাইল শত শত সিভির ভিড়ে হারিয়ে যায়। কভার লেটার আলাদা পাঠালে Rahim-Uddin-Cover-Letter.pdf।
- মোবাইল থেকে Gmail দিয়ে সিভি কীভাবে পাঠাব?
- সিভির PDF আগে ফোনে ডাউনলোড করে রাখুন। Gmail অ্যাপে নিচের ডান কোণের Compose বোতাম চাপুন, To-তে সার্কুলারের ঠিকানা, তারপর সাবজেক্ট আর মেইল লিখুন। উপরে ডানদিকের পেপারক্লিপ (Attach) চিহ্নে চাপ দিয়ে ফাইল বেছে নিন (Android-এ সাধারণত Downloads ফোল্ডারে, iPhone-এ Files-এ থাকে), অ্যাটাচমেন্ট দেখা যাচ্ছে কি না দেখে তারপর Send করুন।
- WhatsApp-এ সিভি পাঠানো কি ঠিক?
- নিয়োগকর্তা নিজে WhatsApp নম্বর দিলে তবেই। তখন সিভির ছবি বা স্ক্রিনশট না, PDF ফাইলটাই ডকুমেন্ট হিসেবে পাঠান, সাথে এক-দুই লাইনে কোন পদের জন্য আর আপনার নাম। সার্কুলারে ইমেইল বলা থাকলে ইমেইলেই পাঠান।
- সিভি পাঠানোর পর কতদিন অপেক্ষা করব?
- আবেদনের শেষ তারিখের পর অন্তত 5-7 কর্মদিবস। তারপর উত্তর না এলে আগের মেইলের রিপ্লাই হিসেবে 2-3 লাইনের একটা ফলো-আপ পাঠাতে পারেন, একবারই। সার্কুলারে "only shortlisted candidates will be contacted" লেখা থাকলে ফলো-আপ না পাঠানোই ভালো।